「販売管理システムって種類が多くて、結局どれを選べばいいか分からない…」とお悩みではありませんか？ 本記事では、クラウド型販売管理システムの基礎知識から、種類、メリット・デメリット、選定のポイントまで徹底解説します。販売管理システム導入を検討している企業様は、ぜひ本記事を参考にして、自社に最適なシステムを見つけてみてください。
弊社株式会社YOLO-GOはお客様に最適なシステムの選定と導入の支援までサポートさせていただきます。
1. クラウド型販売管理システムの基礎知識
1.1 販売管理システムの種類
販売管理システムは、大きく分けて「汎用型」「業種特化型」「特定業務型」「在庫管理不要型」の4つの種類に分けられます。参考資料
1.1.1 汎用型
汎用型販売管理システムは、特定の業種に限定されず、幅広い業種の企業が利用できるシステムです。標準的な販売管理機能を備えており、比較的低価格で導入できるのが特徴です。そのため、中小企業やスタートアップ企業など、幅広い企業に適しています。
1.1.2 業種特化型
業種特化型販売管理システムは、特定の業種に特化した機能を備えたシステムです。例えば、小売業向け、卸売業向け、製造業向けなど、さまざまな業種に特化したシステムがあります。業種特有の業務フローや商習慣に対応しており、業務効率化に効果的です。
1.1.3 特定業務型
特定業務型販売管理システムは、販売管理業務の中でも特定の業務に特化した機能を備えたシステムです。例えば、見積書作成システム、受注管理システム、請求書発行システムなどがあります。特定の業務に特化することで、より効率的な業務遂行が可能になります。
1.1.4 在庫管理不要型
在庫管理不要型販売管理システムは、在庫管理機能を持たないシステムです。サービス業やコンサルティング業など、在庫を持たない企業に適しています。在庫管理機能がない分、シンプルで使いやすく、低価格で導入できるのが特徴です。
1.2 クラウド型とオンプレミス型の比較
販売管理システムには、導入形態によって「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの特徴を理解した上で、自社のニーズに合った導入形態を選択することが重要です。
クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形態です。初期費用が低く、導入期間も短いため、手軽に販売管理システムを導入したい企業におすすめです。また、セキュリティやメンテナンスはベンダーが担当するため、運用負荷が低いのもメリットです。ただし、カスタマイズ性が低い点がデメリットとなります。
オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムをインストールして利用する形態です。初期費用は高いですが、自社のニーズに合わせて自由にカスタマイズできるのがメリットです。また、セキュリティレベルを自社で設定できるため、機密性の高い情報を扱う企業に適しています。ただし、サーバー管理やメンテナンスを自社で行う必要があるため、運用負荷が高い点がデメリットとなります。
1.3 クラウド型販売管理システムのメリット・デメリット
1.3.1 メリット
- 低コストで導入できる
- 導入期間が短い
- メンテナンスが不要
- セキュリティレベルが高い
- 場所を選ばずにアクセスできる
- 最新バージョンを常に利用できる
1.3.2 デメリット
- カスタマイズ性が低い
- インターネット環境が必要
- データの保管場所が外部になる
2. クラウド型販売管理システムの選び方
2.1 必要な機能を明確にする
販売管理システムには、様々な機能があります。自社に必要な機能を明確にすることで、最適なシステムを選ぶことができます。 必要な機能を検討する際には、以下の点を考慮しましょう。
2.1.1 業務フローの可視化
- 見積書作成
- 受注管理
- 売上管理
- 請求書発行
- 入金管理
- 在庫管理
- 発注管理
2.1.2 必要な機能を洗い出す
上記のような業務フローを洗い出し、自社の業務において特に重要な工程や、現在手作業で行っている工程などを明確化します。その上で、それらの工程を効率化するために必要な機能をリストアップします。例えば、見積書作成を効率化したい場合は、見積書作成機能やテンプレート機能などが挙げられます。
2.1.3 将来的な拡張性
現在の業務に必要な機能だけでなく、将来的な事業拡大や業務の変化も考慮に入れて、拡張性のあるシステムを選ぶことも重要です。例えば、将来的に海外展開を予定している場合は、多言語対応や多通貨対応の機能が必要になるかもしれません。また、顧客管理機能やマーケティングオートメーション機能など、将来的に必要となる可能性のある機能も検討しておくと良いでしょう。
2.2 規模や業種に合ったシステムを選ぶ
販売管理システムは、企業の規模や業種によって、最適なものが異なります。中小企業向けのシステム、大企業向けのシステム、特定の業種に特化したシステムなど、様々な種類があります。 自社の規模や業種に合ったシステムを選ぶことで、導入コストを抑え、必要な機能を効率的に活用することができます。
2.2.1 企業規模
- 中小企業：比較的低価格で導入できるクラウド型のシステムが人気です。機能もシンプルで使いやすく、導入しやすいのが特徴です。
- 大企業：複雑な業務に対応できる、高機能なシステムが必要となります。オンプレミス型や、クラウド型でも大企業向けプランなどが提供されています。
2.2.2 業種
- 製造業：生産管理システムとの連携が重要になります。
- 卸売業：受発注管理や在庫管理の機能が充実しているシステムが求められます。
- 小売業：POSレジとの連携が必須となります。
上記はあくまで一例であり、業種によって必要な機能は異なります。 自社の業種特有の要件を考慮し、最適なシステムを選びましょう。
2.3 費用とサポート体制をチェックする
販売管理システムを導入する際には、費用とサポート体制も重要な選定ポイントです。 費用面では、初期費用だけでなく、月額費用や年間費用、ユーザー数に応じた費用なども考慮する必要があります。また、サポート体制も、電話サポート、メールサポート、FAQ、マニュアルなどの充実度を確認しましょう。
2.3.1 費用
- 初期費用：システムの導入にかかる費用です。クラウド型の場合、初期費用が無料または低額な場合が多いですが、オンプレミス型の場合は、サーバーなどのハードウェア費用や、システムのインストール費用などが発生します。
- 月額費用/年間費用：システムの利用料です。クラウド型の場合、月額費用または年間費用が発生します。ユーザー数や利用機能によって費用が変動する場合もあります。
- その他費用：システムのカスタマイズ費用や、データ移行費用、トレーニング費用などが発生する場合があります。
2.3.2 サポート体制
- 電話サポート：電話で問い合わせができるサポート体制です。営業時間や対応言語などを確認しましょう。
- メールサポート：メールで問い合わせができるサポート体制です。対応時間や対応言語などを確認しましょう。
- FAQ：よくある質問とその回答をまとめたページです。導入前に確認しておくと、疑問を解決できる場合があります。
- マニュアル：システムの使い方を解説した資料です。導入後に操作方法などを確認する際に役立ちます。
サポート体制が充実しているシステムを選ぶことで、導入後のトラブルや疑問をスムーズに解決することができます。
2.4 セキュリティ対策を確認する
販売管理システムには、顧客情報や売上情報など、重要なデータが蓄積されます。そのため、セキュリティ対策は非常に重要です。システムを選ぶ際には、以下のセキュリティ対策がされているかを確認しましょう。
2.4.1 アクセス権限の設定
ユーザーごとにアクセス権限を設定できる機能です。権限のないユーザーが重要なデータにアクセスできないようにすることで、情報漏えいを防ぎます。 例えば、一般社員は顧客情報の一部のみ閲覧可能、管理者はすべての顧客情報と売上情報を閲覧・編集可能、といった設定が可能です。
2.4.2 データの暗号化
データの暗号化は、万が一データが漏えいした場合でも、内容を解読できないようにする対策です。 データの保存時や通信時に暗号化を行うことで、セキュリティレベルを高めることができます。
2.4.3 システムの脆弱性対策
システムの脆弱性対策は、システムのセキュリティホールを突いた攻撃を防ぐための対策です。 システムのセキュリティパッチを定期的に適用することで、最新のセキュリティ対策を維持することができます。
2.4.4 データバックアップ
データバックアップは、万が一システムに障害が発生した場合でも、データを復旧できるようにするための対策です。 定期的にデータをバックアップし、安全な場所に保管しておくことが重要です。
これらのセキュリティ対策がしっかりとしているシステムを選ぶことで、安心して販売管理システムを利用することができます。 また、ISO27001やプライバシーマークなどのセキュリティ認証を取得しているシステムも、セキュリティ対策が充実している証と言えるでしょう。
販売管理システムを選ぶ際には、機能、規模、費用、サポート体制、セキュリティ対策など、様々な要素を総合的に判断することが重要です。 複数のシステムを比較検討し、自社にとって最適なシステムを選びましょう。
3. 人気のおすすめクラウド型販売管理システム
3.1 中小企業向けおすすめシステム
3.1.1 楽楽販売
- 株式会社ラクスが提供するクラウド型の販売管理システムです。
- 見積書作成、受注管理、売上管理、請求書発行など、販売管理に必要な機能が網羅されています。
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- 料金プランは、ユーザー数や機能によって異なりますが、月額70,000円から利用可能です。
- 楽楽販売
